aristo management & advisory GmbH ist eine spezialisierte Boutique-Beratung für IT- und Digitalisierungsvorhaben. Wir unterstützen Organisationen dabei, Projekte strukturiert umzusetzen, IT-Services wirksam zu steuern und Prozesse pragmatisch zu verbessern – mit klarer Kommunikation und Fokus auf Ergebnisse. Ein Schwerpunkt liegt auf Projekten im Public und Healthcare Sector (öffentliche Auftraggeber & Gesundheitswesen).
Zur Verstärkung suchen wir eine Projektassistenz (m/w/d) in Teilzeit ca. 20 Std./Woche – Hamburg oder Umgebung. Du arbeitest überwiegend remote, mit vereinzelten Vor-Ort-Terminen (z. B. für Workshops/Kundentermine).
Deine Aufgaben
- Organisatorische Unterstützung unserer Beratungsprojekte (Planung, Koordination, Nachverfolgung)
- Termin- und Meeting-Management inkl. Agenda, Protokoll und Task-Tracking
- Erstellung und Pflege von Projektunterlagen (Statusreports, Entscheidungsdokumente, To-do-Listen, Projektpläne)
- Unterstützung bei Vorbereitung und Nachbereitung von Workshops (remote und gelegentlich vor Ort)
- Dokumenten- und Ablageorganisation (z. B. SharePoint/Teams), Qualitätscheck von Deliverables
- Unterstützung im Angebots-/Ausschreibungsumfeld (z. B. Unterlagen zusammenstellen, Nachweise/Referenzen pflegen)
Was du mitbringst
- Erfahrung als Projektassistenz / Teamassistenz / PMO oder in vergleichbarer Rolle
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein hoher Qualitätsanspruch in der Dokumentation
- Kommunikationsstärke, Verlässlichkeit und Diskretion im Umgang mit Kund:innen und internen Stakeholdern
- Hands-on-Mentalität: pragmatisch, lösungsorientiert, „einfach machen“ – und Dinge sauber zu Ende bringen
- Sicherer Umgang mit MS Office / Microsoft 365 (insb. Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, Word); idealerweise auch SharePoint
- Dein Deutsch ist verhandlungssicher in Wort und Schrift.
Wünschenswert (kein Muss)
- Einblick in ITSM-/IT-Projekte (z. B. ITIL-Begriffe, Serviceprozesse, ITSM-Tools)
- Erfahrung im öffentlichen Sektor oder mit Ausschreibungen/Vergabe (z. B. Unterlagen, Fristen, Nachweise)
- Grundkenntnisse gängiger Projektmanagement-Methoden (klassisch/agil) und Tools (z. B. MS Project, Jira, Confluence, Planner)
Rahmenbedingungen / Was wir bieten
- Teilzeit: ca. 20 Std./Woche
- Remote-first, punktuell vor Ort bei Kunden (Workshops/Termine)
- Standortbezug: Hamburg oder Umgebung (für vereinzelte Präsenztermine auch mit Reisetätigkeit)
- Weiterentwicklung und Aufstiegschancen in einem jungen und dynamischen Umfeld
- Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiteinteilung
Interesse?
Schick uns dein Profil/CV und kurz:
- Verfügbarkeit / bevorzugte Arbeitstage oder Stunden pro Tag
- frühester Start
- Gehaltsvorstellung
Ansprechpartner: Markus Hohagen
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